Výběr ERP systému nezačíná výběrem systému

Výběr ERP systému nezačíná otázkou „který systém?“

Při výběru ERP systému se firmy často ptají: „Který ERP systém je nejlepší?“ Jenže právě tato otázka může celý projekt nasměrovat špatně. Neexistuje univerzálně nejlepší ERP systém. Existuje pouze řešení, které nejlépe odpovídá konkrétní firmě — jejím procesům, velikosti, oboru, datům, způsobu řízení a plánům do budoucna.

Správná otázka proto nezní: „Jaký ERP systém máme vybrat?“ Ale spíše: „Co má nový ERP systém ve firmě změnit?“ Má zrychlit plánování? Omezit ruční práci? Zpřesnit řízení zásob? Zlepšit reporting? Propojit obchod, výrobu, logistiku a finance? Připravit firmu na další růst? Teprve když firma zná odpověď na tyto otázky, má smysl začít porovnávat dodavatele, funkce a cenu.

Nejčastější chyba: ptát se příliš brzy na konkrétní ERP

Výběr ERP systému často nezačne špatně proto, že by firma oslovila nevhodné dodavatele. Začne špatně proto, že si na začátku nepoloží správnou otázku.

Typické otázky bývají:

• Který ERP systém je nejlepší?
• Který ERP je nejlevnější?
• Co používají podobné firmy?
• Který dodavatel má nejvíce referencí?
• Který systém má nejvíce funkcí?

To nejsou špatné otázky. Jen přicházejí příliš brzy.

Dříve než firma začne řešit konkrétní produkt, měla by si ujasnit, jaký problém chce novým ERP systémem řešit. Jinak hrozí, že bude porovnávat nabídky bez jasného měřítka. A bez jasného měřítka se výběr informačního systému snadno změní v porovnávání prezentací.

Správná otázka zní: Co má ERP ve firmě změnit?

ERP projekt by neměl být pouze výměnou starého systému za nový. Pokud je cílem jen „nahradit dosavadní software“, firma často přenese staré problémy do nového prostředí. Systém se sice spustí, ale očekávaná změna nepřijde. Smyslem výběru ERP systému není najít software s nejdelším seznamem funkcí. Smyslem je najít řešení, které pomůže firmě fungovat lépe.

Proto má být na začátku jiná sada otázek:

• Kde dnes ztrácíme nejvíce času?
• Které procesy nejsou dostatečně pod kontrolou?
• Kde vzniká ruční práce nebo duplicitní zadávání dat?
• Jaká data managementu chybí pro rozhodování?
• Které činnosti chceme zrychlit, zpřesnit nebo automatizovat?
• Co musí systém zvládnout při dalším růstu firmy?
• Jak poznáme, že nový ERP skutečně přinesl očekávaný efekt?

Právě odpovědi na tyto otázky určují, jaký ERP systém bude pro firmu vhodný.

Funkce nestačí. Rozhoduje dopad na procesy

Na první pohled mohou různé ERP systémy vypadat podobně. V prezentaci většina z nich pokryje finance, sklady, nákup, prodej, výrobu, reporting nebo workflow. Skutečný rozdíl se ale často ukáže až v detailu. Jedna věc je, že systém určitou funkcionalitu „umí“. Druhá věc je, jak ji umí. Zda odpovídá procesům firmy, zda je dostupná ve standardu, zda vyžaduje konfiguraci, nebo zda půjde o vývoj na míru. V prezentaci mohou tři dodavatelé odpovědět na stejný požadavek podobně. V implementaci se ale jejich řešení mohou zásadně lišit cenou, termínem, rizikem i budoucí udržitelností.

Proto při výběru ERP systému nestačí ptát se: „Umí to systém?“

Je potřeba ptát se také:

• Jak přesně to systém řeší?
• Je to standardní funkcionalita?
• Bude nutná úprava na míru?
• Jaký bude dopad na implementaci?
• Jak se bude řešení udržovat při dalších verzích systému?
• Má s tím dodavatel reálnou zkušenost?
• Kde mohou vzniknout vícepráce?

To jsou otázky, které často rozhodují o skutečné kvalitě výběru.

Kvalitní zadání vzniká z dobře položených otázek

Zadávací dokumentace ERP není administrativní formalita. Je to nástroj, který převádí potřeby firmy do podoby, podle níž mohou dodavatelé připravit srovnatelné nabídky. Pokud zadání není přesné, každý dodavatel si ho vyloží jinak. Nabídky se pak liší nejen cenou, ale i rozsahem, předpoklady, mírou zahrnutých služeb a odpovědností. To se často projeví až později — při implementaci. Objevují se změnové požadavky, vícepráce, posuny termínů nebo spory o to, co bylo a nebylo součástí nabídky.

Dobře připravená zadávací dokumentace ERP pomáhá jasně určit:

• co firma skutečně potřebuje,
• které požadavky jsou kritické,
• co je pouze vhodné nebo doplňkové,
• jaké procesy má ERP podporovat,
• jaké výstupy očekává management,
• jaké integrace budou nutné,
• podle čeho budou nabídky hodnoceny,
• jak bude řízena změna rozsahu projektu.

Kvalitní zadání neznamená popsat úplně všechno do posledního detailu. Znamená správně pojmenovat to podstatné — cíle, procesy, priority, rizika a hranice projektu.

Bez jasného zadání nejde nabídky objektivně porovnat

Jedním z největších rizik výběrového řízení ERP je situace, kdy firma získá několik nabídek, ale neumí je objektivně porovnat. Na první pohled mohou vypadat podobně. Každá obsahuje licence, implementaci, školení, podporu a harmonogram. Při bližším pohledu se ale ukáže, že každá nabídka vychází z jiných předpokladů. Jeden dodavatel zahrnul určitou oblast do standardu. Druhý ji počítá jako konfiguraci. Třetí ji vůbec nezahrnul a předpokládá, že se dořeší až v analýze. Výsledkem je, že firma neporovnává skutečnou hodnotu řešení, ale různé interpretace vlastních požadavků. Právě proto je správně připravené zadání pro výběr ERP systému tak důležité. Chrání nejen cenu, ale i rozsah, termín a očekávání managementu.

ERP systém není jen software. Je to způsob řízení firmy

Ve výrobních, obchodních a distribučních firmách se často stává páteří celé digitální architektury. Propojuje finance, nákup, prodej, sklad, výrobu, logistiku, controlling, reporting i další systémy. Část funkcí může být přímo součástí ERP. Část může být řešena specializovanými nástroji, například WMS, MES, PLM, BI nebo zákaznickými portály. Podstatné ale je, aby celý celek fungoval procesně i datově. Proto výběr ERP systému nelze vnímat izolovaně. Nejde jen o to, jaký software firma pořídí. Jde o to, jak bude v dalších letech řídit zakázky, data, náklady, výrobu, zásoby, reporting a rozhodování. Dobře zvolený ERP systém pomáhá firmě pracovat s jednotnými daty, omezit ruční práci, zrychlit reporting a vytvořit základ pro další digitalizaci. Nemá být pouze evidencí toho, co se ve firmě stalo. Má být nástrojem, který pomáhá řídit to, co se bude dít dál.

Jak pomáhá nezávislý ERP poradce

Nezávislý ERP poradce není dodavatel systému, neprosazuje konkrétní technologii a nemá zájem uměle rozšiřovat rozsah implementace. Jeho role začíná často už tím, že firmě pomůže položit správné otázky. Pomáhá oddělit skutečné potřeby od zvyklostí, kritické požadavky od přání a marketingová tvrzení dodavatelů od reálných dopadů na projekt. Firma zná nejlépe svůj vlastní byznys. Ví, kde ji současný systém omezuje, co potřebují uživatelé a jak vypadá každodenní provoz. Nezávislý ERP poradce přináší druhý pohled — znalost trhu, zkušenosti z ERP projektů, schopnost porovnat nabídky a upozornit na rizika, která se při výběru i implementaci často opakují.

Pomáhá zejména s:

• formulací požadavků,
• přípravou zadávací dokumentace ERP,
• nastavením kritérií výběru,
• porovnáním nabídek dodavatelů,
• rozlišením standardu, konfigurace a vývoje na míru,
• posouzením ekonomického smyslu řešení,
• identifikací rizik v implementaci a smluvních podmínkách.

Cílem není rozhodovat za klienta. Cílem je dodat mu dostatek objektivních informací, aby se nerozhodoval podle dojmu z prezentace, ale podle reálné hodnoty pro firmu.

Nevybírejte systém. Vybírejte budoucí způsob fungování firmy

Začněte otázkou: Co má nový ERP systém ve firmě změnit?

Úspěšný výběr ERP systému nezačíná prezentací dodavatelů. Začíná jasnou představou o tom, čeho chce firma dosáhnout.