Výběr ERP: 10 oblastí, které je potřeba vyjasnit

Je vaše firma připravena na výběr ERP? 10 oblastí, které je potřeba vyjasnit

Výběr ERP systému nezačíná oslovením dodavatelů ani porovnáním jejich prezentací. Nejdříve je potřeba vyjasnit důvody změny, cíle projektu, rozsah budoucího řešení a připravenost společnosti na jeho realizaci.

Kvalita přípravy ovlivňuje obsah zadání, srovnatelnost nabídek, výběr dodavatele i průběh následné implementace. Nejasnosti se v projektu obvykle projeví změnami rozsahu, růstem nákladů, prodlužováním harmonogramu nebo řešením, které dostatečně nepodporuje potřeby společnosti.

Následujících deset oblastí představuje orientační rámec pro management firem, které výběr ERP připravují nebo o změně systému teprve rozhodují. Pomáhá pojmenovat témata, která je vhodné odborně posoudit a sjednotit před zahájením výběrového řízení.

1. Důvod změny současného ERP systému

Společnost potřebuje přesně určit, proč změnu ERP zvažuje. Obecné konstatování, že současný systém již nevyhovuje, neposkytuje dostatečný podklad pro rozhodnutí ani pro zadání budoucího řešení.

Příčina problémů může spočívat v omezení systému, jeho nevhodném nastavení, nízkém využití dostupné funkcionality, kvalitě dat nebo historicky vzniklých podnikových procesech. Každá z těchto situací vyžaduje jiný další postup.

Výsledkem posouzení může být výběr nového ERP, rozšíření současného systému, optimalizace procesů nebo reimplementace. Před zahájením výběru proto dává smysl ověřit, zda plánovaná změna odpovídá skutečné příčině problémů.

2. Cíle ERP projektu

Cíle ERP projektu mají popisovat konkrétní změnu, které chce společnost dosáhnout. Může jít například o přesnější plánování výroby, kvalitnější řízení zásob, dostupnější data, spolehlivější kalkulace, lepší reporting nebo sjednocení procesů mezi jednotlivými provozy.

Obecné formulace, jako je zvýšení efektivity nebo digitalizace společnosti, neposkytují dostatečnou oporu pro výběr systému ani pro vyhodnocení výsledku implementace.

Cíle je vhodné převést do měřitelných nebo jednoznačně ověřitelných kritérií. Následně se musí promítnout do zadání, hodnocení nabídek, smluvních podmínek a způsobu akceptace implementovaného řešení.

3. Rozsah budoucího řešení

Před oslovením dodavatelů je potřeba vymezit, které společnosti, provozy, organizační jednotky a podnikové procesy má ERP projekt zahrnovat.

Součástí rozhodnutí je také budoucí role ERP ve vztahu k dalším podnikovým aplikacím, například MES, APS, WMS, PLM, CRM nebo BI. Musí být zřejmé, které oblasti bude podporovat ERP a které zůstanou v navazujících systémech.

Při nejasně vymezeném rozsahu mohou dodavatelé připravit nabídky založené na rozdílných předpokladech. Jedna nabídka může zahrnovat komplexní řešení včetně integrací, zatímco jiná počítá pouze se základní funkcionalitou. Takové nabídky nejsou věcně ani cenově srovnatelné.

4. Připravenost podnikových procesů

ERP systém podporuje konkrétní způsob práce. Před zahájením výběru je proto potřeba znát podobu klíčových procesů, jejich hlavní omezení a návaznosti mezi jednotlivými oblastmi společnosti.

Historické postupy mohou vycházet z omezení současného ERP, lokálních zvyklostí nebo organizačního uspořádání, které již neodpovídá aktuálním potřebám. Jejich automatické přenesení do nového systému by zvýšilo složitost řešení a mohlo vést k dalším individuálním úpravám.

Procesní příprava pomáhá rozlišit skutečné potřeby společnosti od postupů vzniklých jako reakce na omezení současného systému. Současně vytváří podklad pro rozhodnutí, které procesy mají být sjednoceny, změněny nebo nově podporovány funkcionalitou ERP.

5. Kvalita a dostupnost dat

Stav kmenových a transakčních dat významně ovlivňuje rozsah, náročnost i rizika implementace ERP. Před zahájením projektu je vhodné posoudit zejména jednotnost číselníků, existenci duplicit, úplnost klíčových údajů a odpovědnosti za jejich správu.

Ve výrobních společnostech se může jednat například o materiálové položky, kusovníky, technologické postupy, normy, pracoviště nebo údaje potřebné pro plánování a kalkulace.

Před výběrem ERP nemusí být všechna data vyčištěná. Společnost však potřebuje znát jejich stav, odpovědnosti za jejich správu a předpokládaný rozsah přípravy před migrací. Dodavatelé tak mohou přesněji určit pracnost, rozdělení odpovědností a podmínky převodu dat.

6. Požadavky na nový ERP systém

Požadavky na ERP mají vycházet z obchodních a procesních potřeb společnosti. Pouhý seznam funkcí současného systému nebo individuálních představ uživatelů obvykle nevede ke kvalitnímu zadání.

Požadavky je vhodné rozdělit podle jejich významu.

Kritické požadavky

Funkcionalita a podmínky nezbytné pro hlavní provoz společnosti. Jejich nesplnění může být důvodem k vyřazení řešení z dalšího hodnocení.

Požadavky podporující cíle projektu

Oblasti přímo související s očekávanými přínosy ERP projektu, například přesnější plánování, dostupnější reporting, efektivnější řízení zásob nebo sjednocení procesů.

Rozvojové požadavky

Funkce a možnosti, které společnost nemusí využít při prvním nasazení, ale jsou důležité z pohledu dlouhodobého rozvoje řešení.

Odborné posouzení pomáhá omezit zbytečné individuální úpravy a současně zachytit funkcionalitu, která bude důležitá pro budoucí provoz a rozvoj společnosti.

7. Interní projektový tým a jeho kapacity

Výběr a implementace ERP vyžadují aktivní účast managementu, vlastníků procesů, klíčových uživatelů a IT. Ještě před zahájením projektu je vhodné určit, kdo bude odpovídat za jednotlivé oblasti a jakou kapacitu může projektu reálně věnovat.

Dodavatel přináší znalost systému a zkušenosti s implementací. Rozhodnutí o cílových procesech, odpovědnostech, pravidlech práce s daty a prioritách společnosti však zůstávají na straně klienta.

Přetížení klíčových pracovníků, nejasné pravomoci nebo omezená dostupnost managementu ovlivňují rychlost rozhodování i kvalitu projektových výstupů. Dostupnost interního týmu proto musí odpovídat harmonogramu a způsobu řízení projektu.

8. Hodnocení ERP systémů a dodavatelů

ERP systém nelze hodnotit pouze podle počtu deklarovaných funkcí. Důležitý je způsob, jakým podporuje konkrétní procesy společnosti, míra využití standardní funkcionality, integrační možnosti, technologická udržitelnost a náročnost dalšího rozvoje.

Vedle systému je potřeba samostatně posoudit také dodavatele. Hodnocení by mělo zohlednit zejména:

• pokrytí klíčových požadavků,
• způsob řešení konkrétních procesních scénářů,
• míru potřebných úprav,
• integrační a technologické možnosti,
• zkušenosti s obdobnými projekty,
• navržený implementační postup,
• složení a zkušenosti realizačního týmu,
• podmínky podpory a dalšího rozvoje.

Prezentace, referenční návštěvy a případné ověřovací studie musí vycházet z jednotného zadání. Jedině tak lze výsledky jednotlivých dodavatelů věcně porovnat.

9. Celkové náklady ERP řešení

Pořizovací cena představuje pouze jednu část ekonomického hodnocení. Porovnání má zahrnovat také licence nebo předplatné, implementaci, integrace, migraci dat, infrastrukturu, podporu, aktualizace, individuální úpravy a budoucí rozvoj.

Pro věcné porovnání je potřeba vytvořit jednotnou cenovou strukturu a ověřit předpoklady, ze kterých jednotlivé nabídky vycházejí.

Nižší počáteční cena může souviset s omezeným rozsahem dodávky, vyšším podílem práce na straně klienta nebo s náklady, které se projeví až během implementace a následného provozu. Ekonomické hodnocení proto musí vycházet ze srovnatelného rozsahu a zohledňovat celkové náklady řešení.

10. Smluvní a implementační podmínky

Smluvní rámec je vhodné připravovat již během výběrového řízení. Musí navazovat na zadání, nabídku dodavatele, harmonogram, rozdělení odpovědností a požadované výstupy projektu.

Mezi klíčová témata patří:

• přesné vymezení rozsahu dodávky,
• odpovědnosti klienta a dodavatele,
• vazba ceny na konkrétní výstupy,
• harmonogram a projektové milníky,
• pravidla řízení změn,
• akceptační kritéria,
• podmínky změny ceny nebo termínu,
• návaznost implementace na následnou podporu.

Odložení smluvních jednání až na dobu po výběru preferovaného dodavatele omezuje vyjednávací prostor klienta. Zásadní smluvní podmínky proto mají být součástí hodnocení nabídek a finálního rozhodnutí.

Co orientační přehled odhalí a co už nevyřeší

Pokud některá z uvedených oblastí není dostatečně připravená, nemusí to automaticky znamenat odklad ERP projektu. Dané téma však musí být odborně zpracováno dříve, než ovlivní zadání, hodnocení nabídek nebo podmínky implementace.

Orientační přehled nenahrazuje:

• posouzení současného ERP prostředí,
• analýzu a návrh cílových procesů,
• formulaci funkčních a datových požadavků,
• přípravu zadávací dokumentace,
• znalost trhu ERP systémů a dodavatelů,
• objektivní hodnoticí model,
• ekonomické vyhodnocení nabídek,
• přípravu smluvního a implementačního rámce.

Nezávislý ERP poradce pomáhá propojit pohled managementu, vlastníků procesů, klíčových uživatelů a IT do jednotného zadání. Současně ověřuje, zda jsou nabídky dodavatelů vzájemně srovnatelné a navrhovaná řešení odpovídají charakteru provozu a dlouhodobým potřebám společnosti.

Jeho role nenahrazuje rozhodování managementu ani znalost interního týmu. Doplňuje je o zkušenost s přípravou ERP projektů, hodnocením systémů a dodavatelů, kontraktačním rámcem a riziky následné implementace.

Odborná příprava výběru ERP

AppliCon IT pomáhá společnostem vymezit výchozí situaci, cíle, rozsah a rozhodovací kritéria ERP projektu. Na tomto základě připravujeme zadání, hodnoticí model a smluvní rámec pro věcné porovnání systémů, dodavatelů a celkových nákladů navrhovaných řešení.

Poradenství lze využít pro celý výběr ERP nebo pro jeho vybranou část, například posouzení výchozí situace, přípravu zadání, hodnocení nabídek nebo kontraktační jednání.