Cloudové ERP vs. on-premise: Jak porovnat nabídky, které nejsou stejné

Cloudové ERP vs. on-premise: Jak porovnat nabídky, které nejsou stejné

Při výběru ERP systému se firmy často dostanou do situace, kdy mají na stole různé typy nabídek. Jedna je postavená jako cloudové ERP, druhá jako on-premise řešení, případně se objeví i hybridní model. Na první pohled se může zdát, že jde hlavně o otázku technologie: bude systém provozovaný v cloudu, nebo na vlastní infrastruktuře? Ve skutečnosti je rozdíl mnohem hlubší. Cloudové ERP a on-premise ERP se liší nejen místem provozu, ale také způsobem financování, odpovědnostmi, náklady na údržbu, aktualizacemi, bezpečnostním modelem, možnostmi úprav, smluvními podmínkami i dlouhodobou závislostí na dodavateli.

Proto nedává smysl položit otázku jednoduše:„Je lepší cloud, nebo on-premise?“ Správnější otázka zní: „Jaký celkový provozní, ekonomický a smluvní model firma skutečně kupuje?“

Proč cloudové ERP často vypadá dražší

Cloudové ERP může na první pohled působit draze. Náklady jsou obvykle viditelné v pravidelných platbách — za licence, provoz, hosting, aktualizace, podporu nebo dostupnost služby. To ale neznamená, že je cloud vždy dražší. U on-premise modelu bývá část nákladů schovaná jinde. Firma často musí počítat s vlastní infrastrukturou, správou serverů, interní IT kapacitou, zálohováním, bezpečností, upgrade projekty nebo budoucí modernizací prostředí. Cloud tedy často nepůsobí draze proto, že by automaticky dražší byl. Působí draze proto, že náklady ukazuje průběžně a transparentně. U on-premise řešení se část nákladů může projevit až později — například při upgradu, změně infrastruktury, bezpečnostním auditu, rozšíření systému nebo potřebě nových integrací. Při výběru informačního systému proto nestačí porovnat první cenu v nabídce. Důležité je porovnat celkové náklady v čase.

On-premise už nemusí znamenat totéž co dřív

On-premise ERP bylo dlouhou dobu běžným modelem provozu. Firma měla systém pod vlastní kontrolou, provozovala ho na své infrastruktuře a sama rozhodovala o aktualizacích, úpravách i technickém prostředí. Dnes je situace jiná. U řady moderních ERP řešení už cloud představuje hlavní směr rozvoje. On-premise varianta může být stále dostupná, ale ne vždy má stejnou produktovou prioritu, stejný rozsah rozvoje nebo stejnou dlouhodobou perspektivu. To neznamená, že on-premise ERP nedává smysl. Pro některé firmy, obory nebo regulatorní požadavky může být stále relevantní. Je ale potřeba ověřit, co přesně dodavatel pod on-premise nabídkou myslí.

Firma by se měla ptát například:

• jak dlouho bude on-premise varianta podporovaná,
• jak budou probíhat aktualizace,
• zda budou nové funkce dostupné stejně jako v cloudu,
• kdo ponese náklady na infrastrukturu a provoz,
• jak bude řešena bezpečnost,
• jaké budou náklady na budoucí upgrade,
• zda model neomezí další rozvoj systému.

On-premise nabídku proto nelze automaticky vnímat jako plnohodnotně stejnou alternativu ke cloudu. Je potřeba pochopit její dlouhodobý kontext.

Co vlastně porovnávat při výběru ERP systému

Pokud firma dostane jednu nabídku na cloudové ERP a druhou na on-premise ERP, neměla by porovnávat pouze cenu licence nebo první investici. Měla by porovnat celý model:

• Co je v ceně skutečně zahrnuto?
• Co bude firma platit mimo nabídku?
• Jaké náklady vzniknou za 5 nebo 10 let?
• Kdo odpovídá za provoz, bezpečnost a dostupnost?
• Jak budou probíhat aktualizace?
• Jak se budou řešit úpravy systému?
• Jaké jsou možnosti integrace s dalšími aplikacemi?
• Jaká je závislost na dodavateli?
• Jaká je exit strategie?
• Jak se bude model chovat při růstu firmy?

Teprve odpovědi na tyto otázky umožní udělat férové porovnání.

Levnější nabídka na začátku nemusí být levnější v dlouhodobém pohledu. A dražší nabídka nemusí být nevýhodná, pokud v sobě zahrnuje služby, odpovědnosti a rizika, která by firma jinak nesla sama.

TCO je důležitější než pořizovací cena

Při hodnocení ERP nabídek má smysl pracovat s celkovými náklady vlastnictví, tedy TCO. Do TCO by měla firma zahrnout nejen licence, ale také implementaci, infrastrukturu, provoz, správu systému, podporu, aktualizace, integrace, úpravy, školení, bezpečnost, interní kapacity a budoucí rozvoj. Právě zde se často ukáže skutečný rozdíl mezi cloudovým a on-premise modelem. Cloudové ERP mění část investic na průběžné provozní náklady. On-premise ERP může mít vyšší počáteční investici, ale zároveň přenáší větší část odpovědnosti na zákazníka.

Ani jeden model není automaticky správný nebo špatný. Důležité je, aby firma věděla, jaký model odpovědnosti, nákladů a rizik přijímá.

Hybridní ERP není vždy kompromis

Někdy se jako třetí varianta objevuje hybridní ERP model. Část řešení je provozovaná v cloudu, část zůstává on-premise nebo ve specifickém prostředí zákazníka. Hybridní model může dávat smysl tam, kde firma potřebuje kombinovat moderní cloudové služby s provozními, integračními nebo regulatorními omezeními. Zároveň ale platí, že hybridní model není automaticky jednodušší. Naopak může zvýšit nároky na integrace, správu dat, odpovědnosti, bezpečnost a koordinaci dodavatelů. Proto by se firma neměla ptát, zda je hybrid „nejlepší z obou světů“. Měla by se ptát, zda má pro hybridní architekturu jasný důvod a zda umí řídit její složitost.

Role nezávislého ERP poradce

Nezávislý ERP poradce nemá firmě říkat, zda si má vybrat cloudové ERP, on-premise ERP nebo hybridní model. Jeho role je jiná. Pomáhá firmě porovnat nabídky na stejném základě. Tedy nejen podle ceny, ale také podle rozsahu, odpovědností, rizik, smluvních podmínek, budoucích nákladů, možností rozvoje a dopadu na fungování firmy.

Při výběru ERP systému pomáhá nezávislý poradce rozlišit:

• co je skutečně zahrnuto v nabídce,
• co bude placeno dodatečně,
• jaké náklady se mohou objevit později,
• jaké závazky firma přijímá,
• kde vzniká závislost na dodavateli,
• jaký model bude dlouhodobě udržitelný.

Cílem není prosadit konkrétní technologii. Cílem je pomoci firmě pochopit, co skutečně kupuje.

Nevybírejte cloud nebo on-premise. Vyhodnocujte celý model.

Volba mezi cloudovým a on-premise ERP není jen otázkou technologie. Je to rozhodnutí o ekonomice, odpovědnosti, riziku a budoucí flexibilitě firmy.

Při výběru ERP systému proto nestačí porovnat dvě ceny v nabídce.

Je potřeba porovnat celý model:

• jak se budou náklady vyvíjet v čase,
• kdo za co odpovídá,
• jak bude systém aktualizován,
• jak bude chráněn,
• jak se bude rozvíjet,
• jak se bude integrovat,
• jak snadno bude možné ho změnit nebo opustit.

Teprve potom lze cloudovou, on-premise nebo hybridní nabídku hodnotit férově.

Nejdůležitější otázka tedy nezní: „Která varianta je levnější?“ Ale: „Který model dává firmě dlouhodobě největší ekonomický, provozní a strategický smysl?“