Projekt výměny ERP systému ve společnosti LINET
Zákazník
LINET spol. s r.o. je předním evropským výrobcem nemocničních a pečovatelských lůžek. Portfolio firmy zahrnuje řešení určená pro intenzivní péči, produkty pro běžnou lůžkovou péči i speciální lůžka pro domovy seniorů či léčebny dlouhodobě nemocných. LINET sídlí od svého založení v roce 1990 v Želevčicích, kde rovněž provozuje svůj závod, druhý výrobní závod funguje ve Slaném. Za fiskální rok 2019/2020 LINET vyrobil a dodal klientům přes 60 000 lůžek. Naprostá většina produkce je určena na export, a to do více než stovky zemí na celém světě. Od roku 2011 je LINET spol. s r.o. součástí nadnárodního holdingu LINET Group SE, jehož součástí je dnes také společnost BORCAD Medical. LINET Group má po celém světě 20 poboček a zaměstnává okolo 1 800 lidí.
Výzvy
Jako výrobní skupina provozuje LINET Group poměrně komplexní IT a aplikační infrastrukturu skládající se z ERP systémů, Data Warehouse řešení, CADových aplikací, MES systémů, CRM a řady dalších řešení pro podporu specifických procesů.
V roce 2016 se společnost LINET spol. s r.o. provozující výrobní závody v Želevčicích a ve Slaném dostala do situace, kdy potřebovala provést zásadní rozhodnutí ohledně svého ERP systému, který využívalo více než 400 lidí. Původní ERP řešení se dostalo na hranici svých kapacitních možností, bylo proto rozhodnuto, že bude nahrazeno novým systémem. Jedním z hlavních cílů celého projektu bylo provést implementaci tak, aniž by bylo nutné zastavit výrobu.
V první fázi výběrového řízení byly zvažovány jak on-premise, tak cloudové alternativy, nakonec zvítězil koncept lokálního (on-premise) nasazení. Poté se vybíralo se ze 7 systémů, hlavním požadavkem bylo již fungující nasazení v českém prostředí. Výběr se postupně zužoval až do tří finálních ERP řešení reprezentovaných jejich implementačními partnery.
Popis projektu:
• Výměna ERP řešení, které dosáhlo svých limitů
• Dodávka kompletní zadávací dokumentace
• Pomoc s organizací výběrového řízení
• Kontraktační jednání a stanovení měřitelných cílů implementace
Řešení: služby Applicon IT
K celému projektu výměny ERP systému byl v roli konzultanta přizván Zdeněk Špelina ze společnosti AppliCon IT. K projektům nasazení ERP systému využívá AppliCon IT vlastní metodologii MAPIC, která se obecně zabývá třemi oblastmi: implementací ERP systému, procesní analýzou a procesní optimalizací vybraných procesů. Etapy spolupráce se zákazníkem na projektu zahrnují přípravu projektu (včetně stanovení týmu, cílů, harmonogramu, procesní mapy apod.), výběru systému (RFI, RFQ), kontraktačního modelu (včetně implementační, licenční, maintenance a kupní smlouvy) a vlastní implementace.
Zdeněk Špelina se projektu ve společnosti LINET zúčastnil od fáze přípravy projektové dokumentace a vyhlášení výběrového řízení pro tři zmíněné finalisty, kde se postaral o maximálně efektivní a transparentní zadání projektu. Již v průběhu výběrového řízení rovněž probíhala se všemi stranami kontraktační jednání na základě smlouvy navržené Applicon IT, která byla stejná pro všechny účastníky. Výsledky kontraktačních jednání byly jedním z kritérií výběru.
Vítězem výběrového řízení se stala společnost Consulting4U se systémem SAP. Fáze implementace byl zahájena v září 2017 a nový sytém byl spuštěn k zahájení fiskálního roku v dubnu roku 2019. Zdeněk Špelina byl v této fázi členem řídícího výboru, kde pomáhal svými zkušenostmi z jiných implementačních projektů k hladkému průběhu nasazení systému.
Přínosy
I také díky kvalifikovanému poradenství a přípravě probíhal celý projekt v konstruktivní atmosféře a na bázi partnerství. Prvním hlavním přínosem Zdeňka Špeliny bylo vypracování zadávací dokumentace, stručné a směrodatné pro všechny účastníky tendru – bez zbytečných detailních požadavků, které často působí kontraproduktivně. To významně zkrátilo čas jak implementačního týmu, tak klíčových uživatelů a náklady s tím spojené.
Významnou úsporou času představovalo i okamžité uzavření předjednané smlouvy s vítězným dodavatelem. Protože navrhovaná smlouva byla stejná pro všechny účastníky, LINET se vyhnul náročným projednáváním tří různých návrhů smluv od tří různých dodavatelů. A nakonec třetí významný přínos Zdeňka Špeliny byl během implementace, kde mj. stanovením měřitelných cílů implementace přispěl k efektivnějšímu výsledku celého projektu.
Komentář zákazníka
„Kdybychom se rozhodli jít do projektu bez pomoci Applicon IT, projekt výměny ERP by se zcela jistě významně protáhl a znamenal by vyšší náklady a zátěž pro implementační tým. Zdeněk Špelina nám poskytoval cenné rady od fáze vypracování zadávací dokumentace až po zprovoznění systému a díky svým dlouholetým zkušenostem nám umožnil se vyhnout některým nepříjemným úskalím implementačních projektů.“
Pavel Stehlík, Production Information Systems Manager, LINET spol. s r.o.